Verwerkersovereenkomst

Versie 1 van 6 november 2026. Deze overeenkomst hoort bij de voorwaarden.

1. Partijen en rollen

Deze overeenkomst geldt als je Belklaar beroepsmatig gebruikt. Jij of de onderneming waarvoor je werkt, is dan verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens uit de gekoppelde mailbox. Joop BV (CompAInion), Kaulillerweg 44, 3990 Grote-Brogel, BE 1014.632.569, is verwerker. Voor je licentie en voor de site is Joop BV zelf verantwoordelijke. Dat staat op de pagina Privacy.

2. Wat we in jouw opdracht verwerken

• Doel: handtekeningfragmenten omzetten in contactvelden en het resultaat terugsturen naar je gsm.
• Gegevens: naam, e-mailadres en aantal mails per persoon, het handtekeningfragment (hooguit 1200 tekens per persoon) en wat daarin staat, zoals functie, bedrijf, telefoon, gsm, website en adres. Ook je eigen naam en e-mailadres.
• Betrokkenen: de personen die in je mailbox als afzender of in aan of cc staan, en jijzelf.
• Duur: enkel zolang de verwerking van een aanvraag duurt. We bewaren de fragmenten en het resultaat niet op onze server.

3. Wat wij beloven

• We verwerken de gegevens alleen om de dienst te leveren, volgens jouw opdracht. Die opdracht geef je door de app te gebruiken en een analyse te starten. Vereist de wet iets anders, dan melden we dat, tenzij de wet dat verbiedt. Vinden we een opdracht in strijd met de privacyregels, dan laten we dat weten.
• Wie bij ons aan de gegevens kan, is tot geheimhouding verplicht.
• We nemen passende beveiligingsmaatregelen. Daartoe horen: een versleutelde verbinding, een geldige licentie en een limiet op aanvragen, geen opslag van fragmenten of resultaten op de server, en verwerking in de EU.
• We houden de gegevens in de EU. Moet dat ooit veranderen, dan gebeurt dat alleen met de waarborgen die de AVG vraagt en nadat we het hebben aangekondigd zoals in artikel 4.
• We helpen je waar redelijk bij vragen van betrokkenen, bij je plichten rond beveiliging, datalekken en risicoanalyses. Omdat we de fragmenten niet bewaren, kunnen we later niets terugvinden of wissen voor een persoon. De gegevens staan bij jou, in je mailbox en op je gsm.
• Stellen we een datalek vast dat deze gegevens raakt, dan melden we dat zonder onredelijke vertraging. Omdat we bij een licentie geen naam of e-mailadres bewaren, doen we dat in de app of op belklaar.be.
• Je krijgt op vraag de informatie die nodig is om na te gaan of we deze overeenkomst naleven. Een audit spreken we vooraf af, op een redelijk tijdstip en op jouw kosten, tenzij ze een ernstige tekortkoming van ons aantoont.

4. Subverwerkers

Je geeft ons algemene toestemming om deze subverwerkers in te schakelen:

• Hetzner, in Duitsland: de server waarop Belklaar draait.
• Amazon Web Services, in de EU: het taalmodel (Claude van Anthropic, via AWS Bedrock) dat de fragmenten omzet. AWS kan gegevens beperkt bewaren voor veiligheid en om misbruik op te sporen, en deelt die niet met de maker van het model.

Een nieuwe subverwerker kondigen we minstens 30 dagen vooraf aan op deze pagina. Ben je het daar om een gegronde reden niet mee eens, dan kan je stoppen voor die ingaat. Wat je vooraf betaalde voor de periode daarna, betalen we dan in verhouding terug. Onze subverwerkers krijgen dezelfde privacyplichten, en wij blijven tegenover jou verantwoordelijk voor hun werk.

5. Wat jij doet

Jij zorgt voor een geldige grondslag, voor de informatie aan de betrokkenen, en voor de toestemming om de mailbox te koppelen, zoals in de voorwaarden staat.

6. Einde en aansprakelijkheid

Deze overeenkomst loopt zolang je Belklaar gebruikt. Op de server valt op het einde niets terug te geven of te wissen, omdat we de gegevens niet bewaren. De back-up en het logboek op je gsm verdwijnen als je de app verwijdert. Voor de aansprakelijkheid gelden de voorwaarden, voor zover de AVG dat toelaat.